2.4.2 Bezoekschema

De tijdschema’s voor de bezoeken worden bij voorkeur minstens één maand vóór het bezoek aan de betrokken opleidingen bezorgd. Tijdens een voorbereidend overleg met de opleiding wordt het bezoekschema toegelicht en worden concrete afspraken met betrekking tot het verloop van het bezoek gemaakt. Indien om bepaalde redenen nog wijzigingen in het bezoekschema worden voorgesteld, moeten deze de goedkeuring van de voorzitter krijgen. De lijst van de gespreksdeelnemers alsook de praktische informatie worden door de opleidingen minstens één week voor het bezoek toegestuurd aan de projectbegeleider.
 
Een bezoekschema bevat de volgende onderdelen: 
 
Intern overleg 
Elk visitatiebezoek wordt voorafgegaan door een intern overleg van de visitatiecommissie waarop de visitatiecommissie het bezoek aan de betrokken opleiding verder voorbereidt. De zelfevaluatie (een eventuele up-date – zie verder) en het ter beschikking gesteld materiaal worden nader besproken en de gesprekken worden voorbereid.
De opleiding dient tijdens het bezoek nog verplicht de volgende documenten ter inzage te leggen:
- Verslagen van overleg in relevante commissies/organen.
- Representatieve selectie van handboeken/studiemateriaal.
- Indicaties van de competenties van het personeel in functie van het type opleiding (voor academische opleidingen een selectie van publicaties; voor professionele en kunstenopleidingen volgens afspraken gemaakt tijdens de informatievergadering).
- De toets- en evaluatieopgaven waarvan de commissie heeft aangeven dat zij die tijdens het bezoek wenst in te kijken (aanvullend bij de reeds vooraf bestudeerde opgaven).
- De niet door de commissie geselecteerde afstudeerwerken uit de lijst bij de verplichte bijlagen bij generieke kwaliteitswaarborg 3.
Aanvullend kan de opleiding, indien onmisbaar voor het goede begrip van (een element van) de opleiding,  zelf bijkomend materiaal ter beschikking leggen.
 
Indien zich tussen het moment van het indienen van zelfevaluatierapport en het bezoek belangrijke ontwikkelingen hebben voorgedaan, kan de opleiding actualiserende informatie geven aan de visitatiecommissie. Deze update beperkt zich tot ten hoogste vijf A4-bladzijden en moet vóór de start van het visitatiebezoek ter beschikking zijn van de visitatiecommissie.
Andere bijkomende informatie of aanvullende documenten kunnen enkel in het beoordelingsproces worden betrokken na een expliciete vraag van de commissie. De commissie van haar kant dient erover te waken dat zij enkel aanvullende informatie of documenten opvraagt indien zij die onmisbaar acht voor de beoordeling van een van de generieke kwaliteitswaarborgen. Desgevallend dient de commissie haar vraag naar de opleiding toe mondeling (of, indien zij de vraag vóór het bezoek stelt, schriftelijk) via de projectbegeleider van de Cel Kwaliteitszorg te motiveren. 
 
Gesprekken 
De commissie spreekt tijdens het bezoek met alle direct betrokkenen bij de opleiding met als doel een zicht te krijgen op de kwaliteit van de opleiding. Zij spreekt in elk geval met de opleidingsverantwoordelijken de studenten, de docenten, de alumni en waar relevant het beroepenveld.  De delegaties bestaan in beginsel uit zes tot maximaal twaalf personen. De studentendelegatie wordt zoveel mogelijk door de studentenvertegenwoordigers binnen de opleiding zelf samengesteld. 
 
Informele ontmoeting
Na overleg tussen de opleiding en de cel Kwaliteitszorg van VLUHR, kan tijdens het bezoek een informele ontmoeting worden georganiseerd. Deze heeft als bedoeling de visitatiecommissie kennis te laten maken met de verschillende betrokken geledingen in een informele setting.
 
Bezoeken van de door de opleiding gebruikte faciliteiten
Een gedeelte van het programma is voorzien voor het bekijken van de opleidingsspecifieke infrastructuur: het opleidingsrelevante boeken- en tijdschriftenbestand, computerruimten, laboratoria, atelierruimtes. Tijdens dit programmaonderdeel kan ook plaats gemaakt worden voor korte presentaties van bijvoorbeeld het opleidingsspecifieke gebruik van de elektronische leeromgeving of van innovatieve onderwijstoepassingen. 
 
Spreekuur en aanvullende gesprekken op uitnodiging van de visitatiecommissie
Om studenten en personeelsleden in de gelegenheid te stellen om desgewenst individueel of in groep een gesprek te voeren met de commissie is er een spreekuur voorzien. De commissie kan tijdens het spreekuur ook zelf personen uitnodigen. Aan de opleiding wordt gevraagd dit spreekuur op brede schaal aan te kondigen zodat iedereen binnen de opleiding ervan op de hoogte is. Aanmelding voor dit spreekuur geschiedt rechtstreeks bij de projectbegeleider/secretaris van de visitatiecommissie tijdens het bezoek.
 
Voorbereiding mondelinge rapportering
Na het laatste gesprek, trekt de commissie zich terug ter voorbereiding van de mondelinge rapportering. Aan de hand van de generieke kwaliteitswaarborgen en criteria evalueert de commissie de opleiding, rekening houdend met de bepalingen onder § 3.3.1. Ieder commissielid vult eerst individueel het beoordelingsformulier in dat hij/zij aan het begin van elk bezoek van de projectbegeleider/secretaris heeft gekregen. Nadien legt de commissie gezamenlijk de motiveringen en oordelen vast. Van de commissieleden wordt verwacht dat ze het ingevulde individuele beoordelingsformulier op het einde van het visitatiebezoek overhandigen aan de projectbegeleider/secretaris van de commissie. 
 
Mondelinge rapportering
Het bezoek van de commissie wordt afgesloten met een mondelinge rapportering waarin de commissie haar eerste voorlopige conclusies en aanbevelingen, zonder vermelding van de scores,  weergeeft. De voorzitter zal tijdens de rapportering uitdrukkelijk benadrukken dat het om voorlopige conclusies gaat, die onder andere door de bezoeken aan andere opleidingen nog aangepast kunnen worden. Onmiddellijk na de mondelinge rapportering is geen discussie met de commissie mogelijk. Op de mondelinge rapportering worden alle betrokken gesprekspartners uitgenodigd.