2.5 Rapportage door cie.

4.3. RAPPORTERING
 
4.3.1. Redactie concept opleidingsrapport
Nadat alle bezoeken zijn afgelegd, schrijft de projectbegeleider/secretaris van de commissie op basis van de zelfevaluaties en de ingevulde beoordelingsformulieren, nota’s van de gesprekken die de commissie tijdens haar bezoeken heeft gevoerd, het intern beraad, de mondelinge rapportering en eventueel bijkomende informatie ter verduidelijking opgevraagd tijdens het visitatiebezoek, de concept opleidingsrapporten van maximaal 20 pagina’s met een maximum van 8000 woorden, zonder de bijlagen.
 
Het opleidingsrapport bevat per generieke kwaliteitswaarborg de feitelijk onderbouwde bevindingen van de visitatiecommissie, haar overwegingen, het oordeel en verbetersuggesties, gevolgd door een beknopte conclusie. De onderbouwingen bij de oordelen moeten duidelijk maken op basis van welke elementen en afwegingen de commissie tot haar oordelen is gekomen en maakt waar mogelijk gebruik van aansprekende voorbeelden. Aanbevelingen worden zo concreet mogelijk geformuleerd en worden samengevat in een aparte lijst aan het eind van elk opleidingsrapport (zie § 3.3.2). Het rapport wordt afgesloten met een tabel met de scores op de generieke kwaliteitswaarborgen Het visitatierapport biedt zeker volgende informatie en kengetallen:
1. Lijst met de opleidingsspecifieke leerresultaten in relatie tot de gevalideerde domeinspecifieke leerresultaten opgesteld volgens de handleiding van de VLUHR, indien beschikbaar, en/of in relatie tot de Vlaamse Kwalificatiestructuur;
2. Schematisch programmaoverzicht met vermelding van het aantal studiepunten per opleidingsonderdeel;
3. Omvang van het ingezette personeel in VTE, ingedeeld naar categorie van aanstelling;
4. Instroomgegevens, doorstroomgegevens en totaal aantal studenten;
5. De studieduur tot het behalen van het diploma per instromende cohorte en de gemiddelde studieduur per afstuderende cohorte;
6. Overzicht van de belangrijkste activiteiten van de opleiding met betrekking tot internationalisering conform de visie van de opleiding, met minimaal de mobiliteit op basis van internationaal aanvaarde definities (max. 2 pag.) 
 
Indien er sprake is van opleidingsvarianten, moet uit het rapport blijken of elke opleidingsvariant aan de generieke kwaliteitswaarborgen voldoet. Aansluitende opleidingen binnen een instelling (bijvoorbeeld bachelor-master) kunnen in één opleidingsrapport behandeld worden. 
 
De concept opleidingsrapporten worden aan de commissieleden voorgelegd en tijdens een eerste redactievergadering besproken en vastgelegd.
 
4.3.2. Eerste terugmelding 
Na goedkeuring door de commissie en ten laatste zes maanden na het laatste bezoek worden de concept opleidingsrapporten onder embargo naar de betrokken opleidingen en instellingen gezonden voor een reactie. Elke opleiding/instelling krijgt hierbij enkel haar eigen concept opleidingsrapport toegestuurd. De opleidingen/instellingen worden verzocht om alleszins feitelijke onjuistheden in het concept opleidingsrapport te corrigeren, maar ook opmerkingen van inhoudelijke aard kunnen aan de visitatiecommissie worden overgemaakt. De reacties van de opleidingen worden met instemming van het instellingsbestuur aan de (projectbegeleider van de) visitatiecommissie overgemaakt, maximaal drie weken  na het ontvangen van het concept opleidingsrapport.
 
4.3.3. Redactie definitief opleidingsrapport en vergelijkend hoofdstuk 
Tijdens een tweede redactievergadering bespreekt de visitatiecommissie de reacties van de opleidingen/instellingen op de concept opleidingsrapporten waarna zij de opleidingsrapporten definitief vastlegt. De commissie stelt daarbij ook een schriftelijke toelichting op waarin zij aangeeft hoe zij is omgegaan met de bemerkingen van de opleiding/instelling. De commissie is autonoom in haar beslissing om al dan niet rekening te houden met de bemerkingen van de opleidingen/instellingen. Feitelijke onjuistheden worden sowieso aangepast.
 
Tijdens de tweede redactievergadering bespreekt en finaliseert de commissie tevens het vergelijkend hoofdstuk. Daarin worden, op basis van de definitieve opleidingsrapporten, per generieke kwaliteitswaarborg algemene bevindingen en aanbevelingen over de opleidingen heen gedetecteerd en desgevallend goede praktijken aangehaald. Het vergelijkend hoofdstuk wordt afgesloten met een tabel met een overzicht van de toegekende scores.  
 
4.3.4. Tweede terugmelding
Na goedkeuring door de commissie worden het vergelijkend hoofdstuk, de desgevallend aangepaste opleidingsrapporten en de toelichting waarin wordt aangegeven hoe de commissie is omgegaan met de bemerkingen van de opleiding/instelling, onder embargo naar de betrokken opleidingen en instellingen gezonden. 
Indien een opleiding/instelling niet tevreden is over de wijze waarop de commissie met de bemerkingen heeft rekening gehouden, en indien de opleiding/instelling het noodzakelijk acht, kan er een reactie – in te sturen binnen de drie weken  – van de instelling als bijlage bij het eindrapport worden opgenomen. Het geheel van reacties wordt in een dossier bijeengebracht binnen de cel kwaliteitszorg van de VLUHR. 
Indien een opleiding/instelling het noodzakelijk acht te reageren op de inhoud van het vergelijkende hoofdstuk, kan zij haar bemerkingen binnen de week na het versturen van de tweede terugmelding kenbaar maken aan de visitatiecommissie6.
 
Op het moment van de tweede terugmelding kan de opleiding/instelling ook beroep aantekenen tegen het opleidingsrapport. Daartoe kan zij een klacht indienen conform het ‘reglement van de interne beroepsprocedure visitatierapporten’, dat is opgenomen als bijlage 6.5. Indien gebruik werd gemaakt van de interne beroepsprocedure wordt daarvan melding gemaakt in het visitatierapport.
 
Tot de uiteindelijke publicatie van het visitatierapport staat er een embargo op de ontwerpteksten. Dit betekent niet dat de instelling/opleiding haar beleid niet zou kunnen afstemmen op eventuele aanbevelingen van de visitatiecommissie vóór het proces is afgerond. Wel worden de instellingen/opleidingen verzocht in afwachting van de publicatie niet uit het rapport te citeren in openbare documenten, noch delen ervan of het conceptrapport integraal te publiceren.
 
 
4.3.5. Formele aanbieding en publicatie van het eindrapport
Als laatste stap in het visitatieproces wordt het eindrapport persklaar gemaakt en gepubliceerd. Het openbaar gestelde eindrapport van de commissie bevat, naast een voorwoord van de voorzitter van de commissie, een algemeen deel, de opleidingsrapporten en een aantal verplichte bijlagen. Het visitatierapport bevat verder ook een samenvattend oordeel over de kwaliteit van de betrokken opleidingen (maximaal 2 pagina’s per opleidingsrapport), leesbaar voor een breed publiek.
 
Het algemeen deel van het visitatierapport bevat:
een inleidend hoofdstuk met:
- een overzicht van de betrokken opleidingen
- de samenstelling van de visitatiecommissie
- een beknopte beschrijving van de werkwijze van de visitatiecommissie
het vergelijkend hoofdstuk met de vergelijkende scoretabel
 
Bij het visitatierapport zijn verplicht volgende bijlagen opgenomen:
curricula vitae van de commissieleden;
de onafhankelijkheidsverklaringen van de commissieleden;
de bezoekschema’s
 
Het rapport wordt formeel aangeboden aan het Bestuurscomité Kwaliteitszorg van de VLUHR. 
 
De Cel Kwaliteitszorg van de VLUHR zorgt daarna voor de verspreiding van het rapport naar de instellingen en naar de minister van Onderwijs 
Het visitatierapport wordt, met een duidelijke datering, op de webstek van de Cel Kwaliteitszorg van de VLUHR geplaatst zodat het publiek toegankelijk is. De publicatiedatum geldt als referentiedatum voor de aansluitende aanvraag tot accreditatie.